মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীদের দেশ-বিদেশে সরকারি সফরের ব্যয় পরিশোধ এবং অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে নতুন নির্দেশনা জারি করেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ। এখন থেকে ভ্রমণ শেষে মূল বিলের সঙ্গে নির্ধারিত প্রমাণক সংযুক্ত করা, এক মাসের মধ্যে অগ্রিম অর্থ সমন্বয় এবং তিন সেট নথি দাখিলসহ বেশ কয়েকটি শর্ত মানতে হবে।
সম্প্রতি মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিসেবা শাখা থেকে এ-সংক্রান্ত পরিপত্র জারি করা হয়েছে। সরকারি অর্থে ভ্রমণের ক্ষেত্রে স্বচ্ছতা ও আর্থিক শৃঙ্খলা নিশ্চিত করতেই এসব নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে বলে পরিপত্রে উল্লেখ করা হয়েছে।
বিলের সঙ্গে যেসব নথি দিতে হবে
ভ্রমণ শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের জন্য সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগকে প্রয়োজনীয় কাগজপত্রসহ বিল দাখিল করতে হবে।
বৈদেশিক ভ্রমণের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধান অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি এবং অভ্যন্তরীণ ভ্রমণের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগের জারি করা অফিস আদেশের কপি বিলের সঙ্গে সংযুক্ত করতে হবে।
এ ছাড়া যানবাহন ভাড়ার ক্ষেত্রে প্রকৃত ভাড়ার টিকিট, বিমান ভ্রমণের ক্ষেত্রে বিমানের টিকিটের সঙ্গে বোর্ডিং পাস, অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও ভ্রমণসূচি জমা দিতে হবে।
আবাসিক হোটেলে অবস্থানের ক্ষেত্রে প্রকৃত পরিশোধিত বিলের কপি বা প্রমাণক দাখিল করতে হবে। বৈদেশিক ভ্রমণের ব্যয়ের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট বৈদেশিক মুদ্রার বিনিময় হারসংক্রান্ত বিবরণী এবং অন্যান্য ব্যয়ের জন্য সংশ্লিষ্ট ভাউচার বা প্রমাণক দিতে হবে।
অনুমোদিত সময়ের বেশি ভ্রমণে নতুন অনুমোদন
সরকারপ্রধানের অনুমোদিত সারসংক্ষেপে উল্লেখ করা ভ্রমণকালের অতিরিক্ত সময় কেউ সরকারি সফরে অবস্থান করলে তার জন্য পুনরায় অনুমোদন নিতে হবে।
অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রেও অর্থ বিভাগের সর্বশেষ জারি করা নির্দেশনা অনুসরণ করতে হবে।
এক মাসের মধ্যে অগ্রিম সমন্বয়
অগ্রিম অর্থ নিয়ে সরকারি সফরে গেলে ভ্রমণ শেষ হওয়ার এক মাসের মধ্যে অগ্রিম সমন্বয় বিল দাখিল করতে হবে।
আগের কোনো ভ্রমণের অগ্রিম অর্থ সমন্বয় না করা থাকলে পরবর্তী ভ্রমণের জন্য অগ্রিম অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হবে না বলেও নির্দেশনায় জানানো হয়েছে।
এ ছাড়া নথি ব্যবস্থাপনা ও অর্থ ছাড়ের জন্য প্রয়োজনীয় সময় হাতে রেখে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের বিল দাখিল করতে বলা হয়েছে।
মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের নতুন এই নির্দেশনার ফলে সরকারি সফরের ব্যয়ের হিসাব আরও সুশৃঙ্খল ও যাচাইযোগ্য করার পাশাপাশি অগ্রিম অর্থ ব্যবহারে জবাবদিহি বাড়বে বলে সংশ্লিষ্টরা মনে করছেন।